Ochrana oznamovatelů v Preciose Ornele
Účel
Cílem této politiky je informovat oznamovatele o možnostech podání oznámení o podezření na
protiprávní jednání, které souvisí s činností společnosti PRECIOSA ORNELA, a.s. (dále i společnost).
Politika zahrnuje informace o typech podezření, které by měly být oznámeny, o právech
oznamovatelů, postupech šetření oznámení a informování oznamovatelů o závěrech šetření.
1. Úvod
Termín “whistleblowing” se používá k popisu jednání, kdy zaměstnanec nebo jiná osoba oznámí podezření na možné pochybení ve společnosti. Je důležité, aby se oznamovatelé či tzv. „whistlebloweři“ cítili bezpečně a mohli upozornit na svá podezření v rané fázi.
Ve společnosti PRECIOSA ORNELA, a.s. podporujeme naše zaměstnance a případné další osoby v tom, aby mohli upozornit na jednání, které může být v rozporu se závaznými pravidly či s hodnotami, které naše společnost zastává. Zavedli jsme etickou linku, prostřednictvím které je možné oznámení podat. V této souvislosti postupujeme tak, abychom chránili totožnosti oznamovatelů. Pokud je nám známa identita osoby, která podezření oznámila, tuto identitu bez jejího výslovného souhlasu neprozradíme a neprozradíme ani žádné další informace, z nichž by bylo možné tuto identitu odvodit (s výjimkou případů, kdy to vyžaduje zákon).
Včasné oznámení podezření je prospěšné, protože umožňuje co nejrychlejší prošetření celé záležitosti a snížení možných negativních dopadů.
2. Kdo může podat oznámení?
Oznámení mohou podat fyzické osoby, které se o protiprávním jednání dozvěděly v souvislosti se svou prací nebo jinou obdobnou činností pro společnost.
Mezi tyto osoby patří:
• zaměstnanci společnosti(včetně bývalých zaměstnanců) a uchazeči o zaměstnání ve společnosti
• zaměstnanci dočasně přidělení k výkonu práce v rámci společnosti (tzv. agenturní zaměstnanci)
• dobrovolníci nebo stážisté působící v rámci společnosti
• osoby samostatně výdělečně činné působící jako dodavatelé nebo ucházející se o zakázku od společnosti
• zaměstnanci nebo jiné fyzické osoby pracující pod dohledem dodavatelů společnosti
• akcionáři nebo členové orgánů společností PRECIOSA ORNELA, a.s.
Na osoby, jejichž právní vztah ke společnosti teprve započne, se tato politika vztahuje pouze v rozsahu, v jakém byly oznamované informace získány v rámci předsmluvního jednání, např. při náboru a výběru zaměstnanců.
3. Co by mělo být oznámeno?
Prostřednictvím etické linky je možné oznamovat následující kategorie podezření:
• trestný čin (včetně krádeže nebo podvodu) nebo přestupek
• porušení zásad nebo postupů společnosti
• šikana, obtěžování, diskriminace nebo zneužívání návykových látek
• porušení pravidel týkajících se ochrany soukromí a osobních údajů, bezpečnost sítě a informačních systémů
• ohrožení zdraví nebo bezpečnosti osob
• poškození životního prostředí
• nedodržení jiných zákonných povinností
• pokusy o potlačení nebo utajení jakýchkoli informací týkajících se výše uvedeného.
Tato politika se nevztahuje na stížnosti týkající se zaměstnání nebo mezilidských vztahů na pracovišti. Ohledně řešení pracovních záležitostí nebo jakýchkoli jiných záležitostí, které nespadají do působnosti této politiky, se prosím obraťte na Personálního ředitele. Pokud jde o záležitosti týkající bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, všechna podezření by měla být hlášena postupem podle interních předpisů společnosti, ledaže jde o závažné porušení a vy máte obavy nahlásit toto podezření prostřednictvím běžných postupů. Tato politika se také nevztahuje na vyřizování případných reklamací nebo stížností na kvalitu.
Oznamovatelé musí mít důvodné podezření, že oznámené informace poukazují na jedno nebo více relevantních podezření, které spadají do oblasti této politiky. Podezření se může týkat minulých, současných nebo pravděpodobných budoucích událostí. Není nutné, aby oznamovatel získal jednoznačný důkaz. Stačí, když se jeho podezření zakládají na dobré víře pramenící z okolností panujících v době oznámení.
Pokud si nejste jisti, zda máte své podezření oznámit, může být užitečné probrat je se svým přímým nadřízeným nebo jiným vedoucím zaměstnancem.
, kterému můžete důvěřovat a který není s danou záležitostí nijak spojen. Je důležité, abyste o svých podezřeních nehovořili s žádnou osobou, která je do oznamované záležitosti zapojena, ani nesdělovali své podezření nikomu jinému než osobě, u které jste vyhledali důvěrnou radu.
V případě, že vaše podání nebude oznámením podle legislativy ochrany oznamovatelů, budeme vás o tom bez zbytečného odkladu informovat.
4. Jak podat oznámení?
Doporučujeme vám, abyste své podezření oznámili prostřednictvím níže uvedeným způsobem. Jedině tak budeme schopni zareagovat a prošetřit oznámení co nejdříve.
Procesem podání oznámení vás nejlépe provede portál etické linky. Etickou linku naleznete pod tímto odkazem:
https://ethicshotline.eu/cs/home/?client=28712226
Příjem, správu a nestranné šetření oznámení pro nás zajišťují zaměstnanci ze společnosti BDO Audit s.r.o., se sídlem V parku 2316/12, Chodov, 148 00 Praha 4, IČO 45314381 (dále také „BDO“). Tito zaměstnanci byli společností PRECIOSA ORNELA, a.s. pověřeni rolí tzv. příslušné osoby podle legislativy ochrany oznamovatelů. Podrobné informace naleznete na webové stránce etické linky. –
Při vyplňování oznámení v rámci portálu etické linky vás požádáme zejména o následující informace:
• váš vztah ke společnosti (zda jste zaměstnanec nebo např. dodavatel)
• popis události, kterou chcete oznámit, včetně informace kdy a kde k události došlo,
• jména osob, které mohly být svědky události nebo mají další informace o tom, co si přejte oznámit (upozorňujeme, že v rámci vyšetřování můžeme kontaktovat všechny jmenované osoby)
• jakékoli další informace a důkazy, které pomohou k prošetření vašeho oznámení.
Můžete také uvést vaše jméno a kontaktní údaje. Tyto informace mohou výrazně urychlit prošetřování, ale jejich uvedení je dobrovolné. Pokud se rozhodnete podat oznámení jiným způsobem než prostřednictvím portálu etické linky, prosíme, abyste nám poskytli alespoň shora uvedené informace.
Oznámení můžete podat také telefonicky, a to na tel. čísle +420 241 046 199 v době od 9:00 do 16:00 v pracovních dnech dle českého kalendáře.
Dále můžete podat oznámení elektronickou poštou na adresu E-MAIL:
whistleblowing(at)preciosa-ornela.com
5. Právo oznamovatelů na ochranu
Chápeme, že se možná obáváte důsledků podání oznámení a možných následků pro vás. Společnost vytvořila tuto politiku, aby zajistila, že existuje rámec, který pomůže zaměstnancům a případným třetím osobám získat jistotu, že jim je nasloucháno a dá jim možnost upozorňovat na svoje důvodná podezření bez obav z odvetných opatření. PRECIOSA ORNELA, a.s. proto poskytuje ochranu osobám, které oznámí svoje podezření nabytá v dobré víře, a to i v případě, že se tato podezření následně neprokážou. Oznámení, jejichž cílem je podat vědomě nepravdivé informace a poškodit tak společnost, ochraně nepodléhají a mohou být sankcionována podle zákona.
Jako oznamovatel se můžete rozhodnout, zda chcete své podezření oznámit anonymně. Pokud se rozhodnete sdělit nám svoji totožnost, společnost bez vašeho výslovného souhlasu neposkytne údaje o vaší totožnosti jiným než příslušným osobám prošetřovatelů ani nezveřejní žádné informace, z nichž by bylo možné vaši totožnost odvodit (pokud to nevyžaduje zákon, např. v souvislosti s vyšetřováním prováděným orgány veřejné moci nebo v rámci soudního řízení).
6. Ochrana osob dotčených oznámením
Osoby, které jsou dotčené prošetřováním oznámení, mají právo na spravedlivé zacházení v rámci průběhu prošetřování. To zahrnuje nestranné a objektivní posouzení relevantních skutečností, zákaz diskriminace a ochranu osobních údajů v souladu s příslušnými právními předpisy.
7. Postup při posouzení oznámení
Po podání oznámení vám BDO potvrdí přijetí oznámení nejpozději do sedmi dnů od jeho podání. BDO bude rovněž informovat určené osoby ve společnosti o tom, že bylo přijato nové oznámení a poskytne informace o povaze tohoto oznámení.
BDO dále posoudí, zda došlo k porušení práva ve smyslu legislativy týkající se ochrany oznamovatelů, včetně souvisejících národních právních předpisů, aby bylo možno oznámené podezření potvrdit či vyvrátit.
BDO) nesmí oznamovateli předávat konkrétní informace o průběhu vyšetřování. Pokud je to však možné, bude oznamovatel informován o tom, zda oznámená záležitost bude předmětem šetření, zda šetření probíhá a zda bylo ukončeno.
BDO může využít systém důvěrných zpráv pro komunikaci s oznamovatelem a pro získání dalších potřebných informací. BDO může oznamovatele požádat o schůzku, aby poskytl příležitost podrobněji vysvětlit své podezření a veškeré dostupné důkazy. Oznamovatel není povinen s takovou schůzkou souhlasit.
BDO může rovněž požádat o součinnost osobou, které se oznámení týká, a další zaměstnance společnosti, kteří mohou být nápomocni prošetřování. Takto získané informace zůstanou důvěrné. Pokud budou pořízeny poznámky, budou uschovávány ve spisu vedeném prošetřovateli v průběhu prošetřovaní.
Údaje o přijatých oznámeních budou uchovávány alespoň 5 let od přijetí oznámení.
Pokud se oznamovatel kdykoli v průběhu vyšetřování domnívá, že je vystaven odvetným opatřením v důsledku toho, že podal oznámení, musí to při nejbližší příležitosti oznámit BDO. Toto tvrzení bude následně v rámci prošetřování přezkoumáno a s každou osobou, u níž se zjistí, že se na těchto odvetných opatřeních podílela, bude naloženo v souladu s pracovněprávními předpisy.
8. Závěr posouzení
BDO na základě získaných informací vyhodnotí, zda je oznámení důvodné. Svoje závěry popíše a uvede do spisu. Závěry posouzení budou v anonymizované podobě předány určeným osobám společnosti
spolu s případnými návrhy na odstranění zjištěných nedostatků nebo zmírnění identifikovaných rizik.
Oznamovatel bude informován o posouzení důvodnosti oznámení, a to nejpozději do 30 dnů od podání oznámení. Ve složitých případech je možné tuto lhůtu prodloužit o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O případném prodloužení bude oznamovatel informován.
Pokud budou v návaznosti na posouzení oznámení přijata opatření k odstranění zjištěných nedostatků nebo ke zmírnění identifikovaných rizik, bude o tom BDO informovat oznamovatele. Přijatým opatřením nebo poskytnutou informací nesmí být narušen či ohrožen zájem chráněný zákonem, včetně účelu trestního řízení, řízení o přestupku nebo jiného řízení o jednání, které má znaky přestupku.
Prohlédněte si celý dokument včetně obrázků
1. Účel
Termín “whistleblowing” se používá k popisu jednání, kdy zaměstnanec nebo jiná osoba oznámí podezření na možné pochybení ve společnosti. Je důležité, aby se oznamovatelé či tzv. „whistlebloweři“ cítili bezpečně a mohli upozornit na svá podezření v rané fázi. PRECIOSA ORNELA, a.s. (dále i společnost) podporuje svoje zaměstnance a případné další osoby v tom, aby mohli upozornit na jednání, které může být v rozporu se závaznými pravidly či s hodnotami, které společnost zastává.
Účelem tohoto dokumentu je stanovit postupy, které umožní dodržování společných minimálních standardů stanovených legislativou upravující ochranu oznamovatelů, a zavést kanály pro podávání oznámení a poskytnout vysokou úroveň ochrany oznamovatelům. Uvedené kanály pro podávání zpráv mohou být provozovány interně nebo externě třetí stranou.
2. Základní zásady pro zpracování oznámení
Základní zásady pro zpracován oznámení jsou následující:
• Všechna hlášení se berou vážně
• Všechna hlášení se zpracovávají včas
• Všechny hlášení jsou zpracovávána důvěrně a chrání se totožnost oznamovatele
• Anonymní hlášení se zpracovávají
• Anonymní zdroje mohou být stejně cenné jako otevřené zdroje
• Kanál pro oznamování by měl být využíván bez obav z následků nebo případné odvety
• Oznamovatel obdrží potvrzení o přijetí oznámení
• Oznamovatel obdrží včasnou zpětnou vazbu po uzavření oznámení
• S oznámeními se mohou seznamovat pouze příslušné osoby
Následující schéma znázorňuje hlavní kroky procesu zpracování oznámení - od jeho přijetí až po uzavření šetření a podání zpětné vazby oznamovateli.
3. Ochrana osobních údajů
Kanály pro příjem oznámení musí být navrženy, zřízeny a provozovány bezpečným způsobem, který zajistí ochranu totožnosti oznamovatele a zabrání neoprávněnému přístupu k osobním údajům uvedeným v oznámení.
PRECIOSA ORNELA, a.s. zajistí, aby totožnost oznamovatele nebyla bez jeho výslovného souhlasu sdělena nikomu jinému než příslušným osobám, které jsou kompetentní přijímat oznámení nebo na ně navazovat v rámci procesu jejich posouzení a prošetřování. To platí i pro jakékoli další informace, z nichž lze přímo či nepřímo odvodit totožnost oznamovatele. Totožnost oznamovatele a veškeré další informace lze poskytnout třetím stranám pouze v případě, že se jedná o povinnost uloženou právním předpisem.
Zpracování osobních údajů prováděné podle této směrnice se provádí v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů a vnitřními předpisy společnosti.
Při vyplňování oznámení v rámci portálu etické linky nebo v rámci telefonické linky je oznamovatel požádán zejména o následující informace:
• vztah oznamovatele ke společnosti (zda jste zaměstnanec nebo např. dodavatel)
• popis události, kterou chce oznamovatel oznámit, včetně informace kdy a kde k události došlo,
• jména osob, které mohly být svědky události nebo mají další informace o tom, co si přeje oznamovatel oznámit (upozorňujeme, že v rámci vyšetřování můžeme kontaktovat všechny jmenované osoby)
• jakékoli další informace a důkazy, které pomohou k prošetření oznámení.
Osobní údaje, které zjevně nejsou relevantní pro vyřízení konkrétního oznámení, se neshromažďují.
Informace o porušeních, které zahrnují obchodní tajemství či jiné důvěrné informace, nesmí být použity nebo zveřejněny pro účely přesahující rámec toho, co je nezbytné pro řádnou realizaci následných kroků.
4. Vedení záznamů
O každém přijatém oznámení vedou příslušné osoby záznamy v souladu s výše uvedenými požadavky na ochranu osobních údajů. Pro vedení záznamů se používá aplikace pro příjem a správu oznámení.
Pokud je pro podání oznámení použita telefonní linka, příslušná osoba dokumentuje hovor prostřednictvím přepisu rozhovoru vypracovaného příslušnými osobami. Příslušné osoby musí oznamovateli nabídnout možnost zkontrolovat, opravit a odsouhlasit přepis hovoru.
Pokud je oznámení podáno v rámci osobní schůzky s oznamovatelem, příslušná osoba dokumentuje oznámení formou zápisu rozhovoru sepsaného příslušnou osobou. Příslušné osoby musí oznamovateli nabídnout možnost zkontrolovat, opravit a odsouhlasit zápis rozhovoru.
Údaje o přijatých oznámeních budou uchovávány alespoň 5 let od přijetí oznámení. Po uplynutí této doby budou údaje o přijatých oznámení uchovávány pouze, pokud to bude nezbytné a přiměřené pro splnění požadavků stanovených právními předpisy a pro ochranu práv a oprávněných zájmů společnosti.
5. Podání a přijetí oznámení
Kanály společnosti PRECIOSA ORNELA, a.s. pro příjem oznámení umožňují podávat oznámení písemně prostřednictvím internetové aplikace, portál etické linky: https://ethicshotline.eu/cs/home/?client=28712226 , e-mailu nebo pošty nebo ústně prostřednictvím telefonní linky či osobně.
Oznámení mohou podat fyzické osoby, které se o protiprávním jednání dozvěděly v souvislosti se svou prací nebo jinou obdobnou činností pro společnost. Mezi tyto osoby patří:
• zaměstnanci společnosti (včetně bývalých zaměstnanců) a uchazeči o zaměstnání ve společnosti
• zaměstnanci dočasně přidělení k výkonu práce v rámci společnosti (tzv. agenturní zaměstnanci)
• dobrovolníci nebo stážisté působící v rámci společnosti
• osoby samostatně výdělečně činné působící jako dodavatelé nebo ucházející se o zakázku od společnosti
• zaměstnanci nebo jiné fyzické osoby pracující pod dohledem dodavatelů společnosti
• akcionáři nebo členové orgánů společností PRECIOSA ORNELA, a.s.
• Na osoby, jejichž právní vztah ke společnosti teprve započne, se uvedené postupy vztahují pouze v rozsahu, v jakém byly oznamované informace získány v rámci předsmluvního jednání, např. při náboru a výběru zaměstnanců.
Příslušné osoby zajistí, aby příchozí oznámení bylo zaevidováno a bylo mu přiděleno jedinečné číslo případu (ID).
Pokud se oznámení týká bezprostředního ohrožení zdraví a bezpečnosti nebo jiných okolností, které vyžadují okamžitou akci nebo opatření, příslušná osoba bez zbytečného odkladu informuje vedení společnosti PRECIOSA ORNELA, a.s.
Příslušné osoby zajistí, aby oznamovatel obdržel písemné potvrzení o přijetí oznámení, a to nejpozději do 7 dnů od přijetí oznámení.
6. Počáteční zpracování
Hlavním účelem počátečního zpracování je:
• Identifikovat, zda je nezbytné okamžitě reagovat na sdělené skutečnosti
• Vyhodnotit, zda podnět spadá do oblasti působnosti právních předpisů ochrany oznamovatelů nebo zda mu je ze strany společnosti
• garantována stejná úroveň ochrany
• Rozhodnout, kdo se bude dalšího zpracování oznámení účastnit; to zahrnuje vyhodnocení zákonných požadavků účasti, vč. pravidel pro prevenci střetu zájmu
• Rozhodnout o dalších krocích případného dalšího zpracování
• Vyhodnotit riziko odvetných opatření vůči oznamovateli a navrhnout vhodné kroky ke zmírnění těchto rizik
• Zajistit odpovídající kontrolu a dohled jak ze strany vedení, tak ze strany příslušných osob a diskutovat shora uvedené skutečnosti tak, aby mohlo být oznámení řádně posouzeno.
Níže jsou uvedeny kategorie oznámení, které společnost přijímá v rámci svého vnitřního oznamovacího systému, a v souvislosti s kterými garantuje ochranu podle právních předpisů ochrany oznamovatelů. Jedná se o porušení spadající do oblasti působnosti práva EU, podezření na přestupky a trestné činy a další kategorie oznámení, v souvislosti s kterými společnost garantuje obdobnou míru ochrany.
Porušení, která spadají do oblasti působnosti práva EU, a s kterými bude nakládáno postupem podle právních předpisů ochrany oznamovatelů, se týkají těchto oblastí:
• Zadávání veřejných zakázek
• Finanční služby, produkty a trhy a předcházení praní špinavých peněz a financování terorismu
• Bezpečnost a soulad výrobků s předpisy
• Bezpečnost dopravy
• Ochrana životního prostředí
• Radiační ochrana a jaderná bezpečnost
• Bezpečnost potravin a krmiv, zdraví a dobré životní podmínky pro zvířata
• Veřejné zdraví
• Ochrana spotřebitele
• Ochrana soukromí a osobních údajů a bezpečnost sítí a informačních systémů
• Porušení, která mají vliv na finanční zájmy Unie, jak je uvedeno v článku 325 TFEU a jak je dále upřesněno v příslušných opatřeních Unie;
• Porušení předpisů týkajících se vnitřního trhu podle čl. 26 odst. 2 Smlouvy o fungování EU, včetně porušení pravidel EU v oblasti hospodářské soutěže a státní (veřejné) podpory, jakož i porušení předpisů týkajících se vnitřního trhu v souvislosti s jednáním, které porušuje pravidla stanovená pro daně z příjmů právnických osob, nebo s ujednáními, jejichž účelem je získat daňovou výhodu, která je v rozporu s předmětem nebo účelem platného práva v oblasti daně z příjmů právnických osob
S podáním bude nakládáno postupem podle právních předpisů ochrany oznamovatelů také v případě, že z informací uvedených v oznámení vyplývá podezření ze spáchání:
• Přestupku
• Trestného činu
PRECIOSA ORNELA dále nad rámec legislativních povinností garantuje stejnou úroveň ochrany osobám, které informují o následujících porušeních, která nepředstavují shora uvedená porušení práva EU nebo nenabývají takové intenzity, aby mohla být klasifikována jako přestupek nebo trestný čin:
• Šikana, obtěžování, diskriminace nebo zneužívání návykových látek
• Nedodržení jiných zákonných povinností
• Porušení zásad nebo vnitřních postupů společnosti
• Pokusy o potlačení nebo utajení jakýchkoli informací týkajících se výše uvedeného
• Pokud oznámené záležitosti zjevně nespadají do shora uvedených oblastí, společnost
• nemusí podané oznámení řešit postupem podle právních předpisů ochrany oznamovatelů. V takovém případě předají příslušné osoby obdržený podnět věcně příslušnému útvaru společnosti
nebo informují osobu, která tento podmět podala, aby se obrátila jinam. Pokud příslušná osoba rozhodne, že případ nebude zpracován postupem podle právních předpisů ochrany oznamovatelů, musí být osoba, která podnět podala v rámci možností informována o důvodu tohoto rozhodnutí.
Následující schéma znázorňuje postup pro posouzení, zda s přijatým podnětem bude nakládáno jako s oznámením podle právních předpisů ochrany oznamovatelů (nebo mu bude garantována stejná úroveň ochrany).
O přijatých oznámeních a jejich posouzení informují kontaktní osoby společnosti a pokud je to nezbytné, tak také vedení společnosti PRECIOSA ORNELA, a.s.
Příslušné osoby vedou v internetové aplikaci evidenci týkající se posouzení přijatých oznámení, vč. závěrů tohoto posouzení a navržených doporučení k odstranění nedostatků nebo ke zmírnění identifikovaných rizik.
7. Zajištění ochrany oznamovatele
Postupy zpracování oznámení musí přispívat k zajištění ochrany oznamovatelů. Důvěra ve fungující systém ochrany oznamovatelů podporuje oznamovatele v tom, aby informovali společnost PRECIOSA ORNELA, a.s. o nežádoucích skutečnostech a přispívali tak touto formu v rámci podnikového řízení rizik. Postupy pro zajištění ochrany oznamovatelů zahrnují:
• Různé možnosti, jak podat oznámení
• Možnost anonymního hlášení
• Transparentní postupy pro příjem, správu a prošetřování oznámení
• Opatření pro zajištění splnění požadavků na příslušné osoby, včetně zajištění nestrannosti, objektivity a prokazování bezúhonnosti
• Opatření pro zajištění bezpečnosti informací a ochranu osobních údajů
• Opatření týkající se zamezení odvety vůči oznamovateli a dalším osobám, které by mohly být odvetou postihnuty
Oznamovatelé mají právo na ochranu podle příslušných právních předpisů za předpokladu, že:
• měli přiměřené důvody se domnívat, že informace o oznámených porušeních byly v době oznámení pravdivé a že tyto informace spadají do oblasti působnosti právních předpisů ochrany oznamovatelů nebo jím je garantována obdobná ochrany na základě rozhodnutí společnosti (viz výše)
• podali oznámení postupem podle právních předpisů ochrany oznamovatelů.
Osoby, které anonymně oznámily informace o porušení, ale následně byly identifikovány, mají právo na ochranu, pokud splňují výše uvedené podmínky.
Jakákoli forma odvety vůči oznamovateli, osobě oznamovateli blízké, kolegovi o oznamovatele nebo např. osobě, která poskytla pomoc při zjišťování informací, včetně vyhrožování odvetou a pokusů o ni, je zakázána. To se týká především, nikoliv však výlučně, následujících forem odvety:
• Ukončení pracovněprávního vztahu nebo neprodloužení pracovněprávního vztahu uzavřeného na dobu určitou
• Odvolání z místa vedoucího zaměstnance nebo odepření povýšení
• Převedení na jinou práci, změna místa výkonu práce, snížení mzdy nebo odměny, změna rozvržení pracovní doby
• Neumožnění odborného rozvoje včetně odepření školení
• Negativní pracovní hodnocení nebo pracovní posudek;
• Uložení nebo udělení jakéhokoli disciplinárního opatření, důtky nebo jiného trestu, včetně finanční sankce;
• Nátlak, zastrašování, obtěžování nebo ostrakizace;
• Diskriminace, ostrakizace, nevýhodného nebo nespravedlivého zacházení
• Vyžadování lékařského posudku nebo pracovnělékařské prohlídky
• Zásah do práva na ochranu osobnosti, např. způsobení újmy na pověsti, zejména v sociálních médiích
• Výpověď nebo odstoupení od smlouvy týkající se např. koupě zboží nebo obstarání služby
8. Ochrana osob dotčených oznámením
Osoby, které jsou dotčené prošetřováním oznámení, mají právo na spravedlivé zacházení v rámci průběhu prošetřování. To zahrnuje nestranné a objektivní posouzení relevantních skutečností, zákaz diskriminace a ochranu osobních údajů v souladu s příslušnými právními předpisy.
9. Posouzení oznámení
Prvotní kroky prováděné v případě přijetí oznámení zahrnují především následující:
• Zhodnocení, čeho se oznámení týká (třídění)
• Posouzení povahy a závažnosti oznámení
• Navržení kroků, které mohou být provedeny k objasnění oznámené záležitosti
• Posouzení, zda je oznámení důvodné a zda je nutné přijmout opatření
Posouzení oznámení včetně jeho prošetření zajišťují příslušné osoby. Následující schéma znázorňuje hlavní kroky v rámci procesu posouzení oznámení.
Zpracování případu může zahrnovat prošetřování nezbytné k objasnění oznámených informací a k určení důsledků zjištěných záležitostí. V souvislosti s tímto prošetřováním může být vhodné získat dokumentaci nebo provést rozhovory.
Příslušné osoby mohou využít systém důvěrných zpráv pro komunikaci s oznamovatelem a pro získání dalších potřebných informací. Příslušné osoby také mohou oznamovatele požádat o schůzku, aby poskytl příležitost podrobněji vysvětlit své podezření a veškeré dostupné důkazy. Oznamovatel není povinen s takovou schůzkou souhlasit.
Tým příslušných osob sestává z:
• Supervizora, který dohlíží nad postupem posouzení oznámení
• Manažera odpovědného za příjem oznámení, komunikaci s oznamovatelem a průběh případného následného prošetřování
• Případně dalších příslušných osob, které se podílejí na jednotlivých úkonech prošetřování
Kroky vedoucí k zajištění dostupných důkazů mohou zahrnovat:
• Získání a kontrola příslušné dokumentace
• Kontrola e-mailů a dalších údajů, které mají zaměstnanci k dispozici
• Získávání dat z externích zdrojů
• Vedení rozhovorů
Příslušná osoba musí posoudit důvodnost oznámení a písemně vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. Ve složitých případech lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení je příslušná osoba povinna oznamovatele písemně vyrozumět před jejím uplynutím.
10. Reporting a závěr posouzení
Zpráva o posouzení oznámení zpracovávají příslušné osoby písemně v rámci internetové aplikace. Zpráva zpravidla obsahuje shrnutí klíčových bodů, které byly předmětem oznámení, popis stavu zjištěného v rámci posouzení oznámení a závěry posouzení oznámení. Pokud je to vhodné, zpráva obsahuje také návrhy doporučení k odstranění zjištěných nedostatků a ke zmírnění identifikovaných rizik. Zpráva nesmí obsahovat osobní údaje oznamovatele, pokud k tomu nedal oznamovatel souhlas.
Zpráva se předkládá kontaktní osobě společnosti a v případě potřeby také vedení společnosti
Za rozhodnutí o přijetí navržených opatření odpovídá vedení společnosti
Kontaktní osoba společnosti nebo vedení společnosti může dále rozhodnout o:
• Uzavření případu
• Vrácení případu k dalšímu šetření příslušné osobě
• Uložení opatření a dalších kroků dalším osobám v rámci společnosti
• Předložení informací orgánům veřejné moci
11. Poskytnutí zpětné vazby oznamovateli
Zpětná vazba o závěru posouzení oznámení by měla být oznamovateli poskytnuta do 30 dnů od přijetí oznámení. Ve složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát.
Příslušné osoby musí v uvedené lhůtě zajistit informování oznamovatele o tom, zda bylo oznámení vyhodnoceno jako důvodné nebo nedůvodné. Součástí zpětné vazby nesmí být konkrétní informace o průběhu vyšetřování.
Informace se oznamovateli předávají způsobem, který zabraňuje odvetným opatřením vůči oznamovateli, zpravidla prostřednictvím internetové aplikace.
12. Povinnosti zaměstnanců
Zaměstnanci a PRECIOSA ORNELA, a.s. jsou povinni poskytnout při prošetřování oznámení součinnost příslušným osobám.
V případě, že se zaměstnance pokusí kontaktovat oznamovatel, požádají jej, aby svoje oznámení podal prostřednictvím portálu etické linky, který naleznou pod následujícím odkazem: https://ethicshotline.eu/cs/home/?client=28712226
V případě, že zaměstnanec obdrží oznámení např. e-mailem nebo poštou, je povinen jej předat příslušné osobě. V případě předání listinných dokumentů musí zaměstnanec předat všechny kopie těchto dokumentů. V případě předání dokumentů v elektronické podobě musí zaměstnanec tyto dokumenty po předání bezpečně smazat. Kontakty na příslušné osoby jsou uvedeny na portálu etické linky na shora uvedeném odkazu.
Zaměstnanci společnosti jsou povinni zachovat mlčenlivost o všech skutečnostech, které se v souvislosti s přijetím a šetřením oznámení dozvěděli, zejména nesmí prozradit totožnost oznamovatele. Tato povinnost trvá i po skončení pracovněprávního vztahu. Povinnost mlčenlivosti se nevztahuje na předání informací příslušným osobám nebo jiným osobám, stanoví-li tak právní předpis.
Aplikace pro podávání oznámení
Prohlédněte si celý dokument včetně obrázků
Účel
Hlavním kanálem pro příjem oznámení v rámci společnosti PRECIOSA ORNELA, a.s. (dále i společnost) je webová aplikace, která obsahuje informace a odkazy také na další kanály pro podání oznámení jako například prostřednictvím telefonu nebo emailu. Účelem tohoto dokumentu je komplexní popis postupů při správě oznámení přijatých prostřednictvím aplikace, funkcionalit aplikace a opatření na ochranu osobních dat oznamovatelů nebo zajištění ochrany jejich identity dle platné legislativy.
1. Úvod
Aplikace pro příjem oznámení dle právních předpisů upravujících ochranu oznamovatelů slouží jako kanál, který umožní zaměstnancům nebo jiným osobám oznámit podezření na možné pochybení v organizaci. Součástí řešení je důraz na bezpečnost dat a ochranu totožnosti oznamovatele.
Ve společnosti PRECIOSA ORNELA, a. s podporujeme naše zaměstnance a případné další osoby v tom, aby mohli upozornit na jednání, které může být v rozporu se závaznými pravidly či s hodnotami, které společnost zastává. Zavedli jsme etickou linku, prostřednictvím které je možné oznámení podat. V této souvislosti postupujeme tak, abychom chránili totožnosti oznamovatelů. Pokud je nám známa identita osoby, která podezření oznámila, tuto identitu bez jejího výslovného souhlasu neprozradíme a neprozradíme ani žádné další informace, z nichž by bylo možné tuto identitu odvodit (s výjimkou případů, kdy to vyžaduje zákon).
Dokumentace podrobností fungování linky, podoby obrazovek, postupů a možností je zásadní pro udržení efektivního fungování etické linky.
2. Hlavní funkcionality aplikace
Aplikace nabízí celou řadu funkcionalit, které se primárně zaměřují na efektivní správu přijatých oznámení, hlídání a kontrolu časových lhůt, vynucování povinných komentářů/a nebo na ochranu identity oznamovatele a bezpečnost zpracovávaných dat. Níže jsou uvedeny hlavní obecné funkce aplikace pro tyto oblasti.
Sledování oznámení pomocí generovaného kódu
Aplikace nezpracovává žádné identifikační údaje pro oznámení podaná pomocí webového formuláře. Do vnitřní databáze vstupují prosté textové řetězce. Každému oznamovateli je vygenerován unikátní kód, pomocí kterého je možné prostřednictvím aplikace nahlédnout do detailu daného případu. Oznamovatel vidí stav oznámení, systémové komentáře a komentáře od příslušné osoby (prošetřovatele). Oznamovatel může přidávat vlastní komentáře, zobrazit detail oznámení nebo přidávat dodatečné přílohy v podobě libovolného souboru o určené velikosti a takto (anonymně) komunikovat s příslušnou osobou.
Anonymní komunikace formou komentářů
Aplikace umožňuje příslušné osobě anonymně komunikovat s oznamovateli prostřednictvím komentářů pro dané oznámení. Je na oznamovateli, zda svoji totožnost příslušné osobě sdělí či nikoliv.
Hlídání a upozornění na lhůty
Aplikace hlídá a upozorňuje uživatele na dva typy lhůt. První je zákonná lhůta 30 dní, která je počítána ode dne přijetí oznámení do systému. Tato lhůta může být až 2x prodloužena (tato funkce může být upravena v případě změny v legislativě). Druhým typem je interní termín, který je přidělen spolu s delegací případu na pověřenou osobu. Aplikace neumožňuje nastavit interní lhůtu delší než je lhůta zákonná.
Aplikace odesílá uživatelům notifikace v případě blížícího se konce lhůt na emailovou adresu přidruženou k úču.
Notifikace o přijetí oznámení nebo změně stavu
Po přijetí oznámení nebo změně stavu oznámení je odeslána notifikace uživateli s administrátorským oprávněním nebo osobě, které bylo dané oznámení přiděleno.
Statistiky pro reportovací účely
Součástí aplikace jsou také graficky zpracované statistiky pro reportovací účely.
Základní souhrn statistik obsahuje následující položky:
a. Podaná oznámení (celkový počet za období)
b. Vyhodnocená oznámení (rozdělení dle vyhodnocení za období)
c. Stavy oznámení (rozdělení oznámení podle stavu za období)
d. Kategorie oznámení (rozdělení oznámení dle kategorie za období)
e. Doba do uzavření oznámení (doba do uzavření za období)
f. Kanály podání (rozdělení oznámení podle kanálu podání za období)
Zadání oznámení přijatých jinými kanály
Aplikace umožňuje přihlášeným uživatelům (příslušným osobám) zadat oznámení přijaté jinými kanály. Zadání je možné prostřednictvím upraveného formuláře, který je popsán níže v rámci popisu dané obrazovky.
Segregace rolí uživatelů
Aplikace obsahuje segregaci uživatelů (příslušných osob) do 2 základních skupin:
a. Řešitel
b. Administrátor
Administrátor má přístup do celého obsahu aplikace a ke všem oznámením. Přiřazuje oznámení řešitelům a schvaluje prodloužení lhůt.
Řešitel má přístup pouze k přiděleným případům a smyslem účtu je šetření konkrétních oznámení, jejich komunikace, popis a uzavření.
Příloha k oznámení
Aplikace umožňuje přidání přílohy k následujícím formulářům:
a. Formulář pro příjem oznámení
b. Formulář pro zadání oznámení přijatého jiným kanálem
c. Komentář k oznámení ze strany uživatele aplikace
d. Komentář k oznámení ze strany oznamovatele
e. Uzavření případu
Export přehledu/oznámení do PDF
Všechna oznámení je možné exportovat do formátu PDF a stáhnout k archivaci. Provedení exportu je možné také pro souhrn všech přijatých oznámení.
3. Bezpečnost a segregace dat, řízení přístupu
Bezpečnost dat je významnou součástí řešení a tuto oblast lze rozdělit do několika oblastí.
„Anonymizace“ přijatých oznámení
Aplikace ihned po odeslání vyplněného formuláře s oznámením „zapomene“ veškeré údaje o uživateli, který webový formulář zpracoval. Uloženy do databáze jsou pouze textové řetězce konkrétních odpovědí.
Veškerá data jsou uložena na serveru externího poskytovatele a každý zaměstnanec společnosti k nim má omezený přístup pouze prostřednictvím aplikace, která pracuje s řízením přístupů uživatelů. Formulář nepožaduje, aby oznamovatel uvedl svoje identifikační údaj nebo kontaktní údaje. Uvedení kontaktních údajů je dobrovolné. Pokud oznamovatel kontaktní údaje neuvede, nebrání to další komunikaci. Ta se realizuje s pomocí unikátního kódu (viz dále).
Bezpečnost dat
Data jsou spravována externí společností (BDO Audit s.r.o.). Technické řešení uložení splňuje veškeré požadavky na bezpečnost. Společnost úspěšně absolvovala certifikaci ISO 27 000. Data jednotlivých společností nebo entit v rámci jedné společnosti jsou data logicky oddělena pro uživatele těchto entit.
Řízení přístupu
V rámci aplikace existují dva základní typy přístupů k datům (administrátor a řešitel). Aplikace vyžaduje přihlášení prostřednictvím uživatelského jména a hesla. Pověřená osoba v rámci společnosti zpravidla nemá administrátorský přístup a může případně nahlížet pouze na přidělená oznámení.
4. Úvodní obrazovka
Úvodní obrazovka je dostupná prostřednictvím webové adresy nebo odkazu dostupného na webu KLIENT.
Oznamovatel má následující možnosti:
a. Podat nové oznámení
b. Sledovat stav již podaného oznámení prostřednictvím unikátního kódu
c. Zobrazit doplňující informace o zabezpečení a postupech
d. Zobrazit povinné informace o pověřených osobách nebo dalších kanálech pro podání oznámení
5. Doplňující informace
Doplňující informace pro oznamovatele jsou dostupné proklikem z úvodní obrazovky a pod odkazem https://ethicshotline.eu/cs/about/ . Stránka obsahuje následující informace:
a. Jak podat oznámení
b. Jak je zajištěna ochrana totožnosti
c. Jak zjistím, že bylo oznámení řádně prošetřeno
d. Kontakt na prošetřovatele (příslušné osoby) a další povinné informace
6. Formulář pro přijetí oznámení – podání v rámci aplikace
Podání jsou přijímána formou webového formuláře. Formulář obsahuje otázky povinné i nepovinné. Součástí formuláře je identifikace konkrétní společnosti.
Formulář obsahuje následující otázky:
a. Identifikace společnosti
b. Pozice oznamovatele vůči organizaci
c. Oblast oznamované skutečnosti
d. Časové určení oznamované skutečnosti
e. Povaha skutečnosti z hlediska opakování
f. Místo, kde k oznamované skutečnosti došlo
g. Jaké předpisy byly porušeny (dobrovolná odpověď)
h. Popis oznamované skutečnosti
i. Jak byly získány informace o skutečnosti (dobrovolná odpověď)
j. Jména dotčených osob nebo případných svědků (dobrovolná odpověď)
k. Existence důkazů
l. Možnost nahrát přílohu (dobrovolná odpověď)
m. Kontaktní údaje (dobrovolná odpověď)
Nejsou sbírány osobní údaje a informace, které zjevně nesouvisí s oznámením.
7. Formulář pro přijetí oznámení – podání jiným kanálem
Pokud je doručeno nebo přijato oznámení jiným kanálem, je možné ho zadat do aplikace tak, aby bylo stále možné sledovat lhůty pro dodržení zákonných požadavků. V tomto případě zadává oznámení přihlášený uživatel (příslušná osoba).
Formulář oznámení je rozšířen o tyto pole:
a. Forma podání
b. Komentář při podání oznámení za oznamovatele
c. Datum přijetí oznámení
d. Datum informování oznamovatele
8. Formulář pro přijetí oznámení – podání jiným kanálem
Přijatá oznámení mohou být spravována v rámci „Nástěnky obdržených oznámení“. Ta je dostupná po přihlášení do aplikace pod záložkou „Spravovat oznámení“. Je možné provést anonymizovaný export tohoto přehledu nebo pomocí hypertextových odkazů (ve sloupci ID) přejít do detailu konkrétního oznámení.
9. Detail přijatého oznámení
Detailní zobrazení oznámení slouží pro práci s tímto oznámením a pro zpracování přijatých informací.
Řešitel i administrátor má v rámci tohoto zobrazení následující možnosti:
a. Zobrazit kompletní formulář
b. Exportovat znění oznámení do PDF
c. Stáhnout přílohy
d. Prodloužit termín pro vyřešení oznámení v zákonné lhůtě
e. Uzavřít daný případ
f. Přidělit věc k řešení konkrétní osobě
g. Komunikace s oznamovatelem prostřednictvím chatu (komentářů)
10. Zobrazení oznámení
Přihlášený uživatel má možnost zobrazit textová pole v rámci vyplněného formuláře pro daný případ. Jedná se o jednoduché textové záznamy v databázi aplikace bez identifikačních údajů.
11. Prodloužení termínu pro vyřízení
Uživatel s administrátorským oprávněním má možnost prodloužit termín pro vyřízení oznámení celkem 2x – tedy až o 60 dní. Prodlužuje buď z vlastní iniciativy popřípadě po žádosti ze strany řešitele, který má možnost o prodloužení zažádat přímo z obrazovky detailu daného oznámení.
Prodloužení není nutné provést bez uvedeného zdůvodnění (pole pro komentář je povinné). Text uvedený do textového pole se zároveň vloží jako veřejný komentář k danému případu tak, aby si mohl zobrazit zdůvodnění oznamovatel po nahlédnutí do detailu oznámení s využitím přiděleného unikátního kódu při jeho odeslání.
Termín pro řešení případu je prodloužen automaticky o celých 30 dní při každém zadání. Uživatelé nemají povoleno provést prodloužení termínu více než 2x pro daný případ. Jedná se nastavitelný parametr, který je možné upravit na základě změn v legislativě.
12. Uzavření případu
Na obrazovku s uzavřením případu je možné přejít z detailu oznámení. Pro uzavření případu je vyžadováno vyplnění dvou povinných polí.
Prvním je vyhodnocení oznámení s těmito možnostmi:
a. Není důvodné
b. Důvodné
Potom také povinný komentář k uzavření/vyhodnocení případu. Komentář bude po uzavření případu přidán jako veřejný komentář. Součástí je také možnost přidat přílohu k uzavření, která je k dispozici ke stažení ze strany oznamovatele.
13. Správa uživatelů
Uživatelé s administrátorskými právy mohou přidávat a editovat nové uživatele.
